Skip to main content
Mục đích: Tài liệu này mô tả logic vận hành nội bộ của 📋 Chức năng Hợp đồng & Hóa đơn. Chức năng này quản lý toàn bộ quy trình thương mại của công ty — từ soạn thảo và phê duyệt hợp đồng, đến quản lý lịch thanh toán và phát hành hóa đơn VAT.

​
Tại sao Chức năng này quan trọng

📋 Chức năng này là xương sống tài chính của vòng đời dự án, đảm bảo mọi thỏa thuận thương mại đều được ghi nhận, theo dõi và thực thi chính xác. Nó kiểm soát chặt chẽ dòng doanh thu — từ chữ ký khách hàng đến khoản thanh toán cuối cùng. Về mặt chiến lược, chức năng này giúp dự báo dòng tiền chính xác, giảm thiểu rủi ro tài chính bằng cách theo dõi mọi nghĩa vụ thanh toán, và duy trì tiêu chuẩn chuyên nghiệp cho toàn bộ tương tác tài chính với khách hàng. Đối với đội kế toán và kinh doanh, nó tự động hóa nhắc nhở thanh toán, chuẩn hóa quản lý hợp đồng, và tạo ra chuỗi kiểm toán rõ ràng cho mọi giao dịch.

​
Bức tranh tổng thể

Về mặt kiến trúc, 📋 Chức năng này được kích hoạt khi một thương vụ trong 📋 Chức năng CRM thành công. Trung tâm là 🧊 Hợp đồng — đối tượng tiêu chuẩn đóng vai trò hồ sơ chính cho thỏa thuận thương mại. 🧊 Hợp đồng có quan hệ phân cấp với các đối tượng con: 🧊︎ Phiếu thu (quản lý lịch thanh toán) và 🧊︎︎ Hóa đơn VAT (quản lý chứng từ thuế). Chức năng này có các kết nối chủ chốt: nhận dữ liệu khách hàng từ CRM và liên kết các mốc tài chính với 🧊 Dự án trong 📋 Chức năng Quản lý Dự án.

​
LOẠI VIỆC & LUỒNG NGHIỆP VỤ

​
1. 🧊 Hợp đồng (Đối tượng tiêu chuẩn)

  • Mô tả nghiệp vụ: Quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng khách hàng — từ bản nháp đầu tiên đến thanh lý sau khi hoàn thành mọi nghĩa vụ.
  • Ví dụ: “Hợp đồng - Chị Hoài An & Anh Minh” hoặc “Hợp đồng - Boutique Hotel Riviera”.
Luồng nghiệp vụ Hợp đồngLaika Contract Workflow Pn
DRAFTING → SIGNED → ACTIVE → COMPLETED → LIQUIDATED
↓          ↓
CANCELLED  CANCELLED

​
2. 🧊︎ Phiếu thu (Đối tượng con)

  • Mô tả nghiệp vụ: Theo dõi từng mốc thanh toán theo lịch thanh toán được quy định trong hợp đồng.
  • Đối tượng cha: 🧊 Hợp đồng
  • Ví dụ: “IN-852: Thanh toán đợt 1 - Đặt cọc 25%”. “Thanh toán đợt 2 - 40% sau khi duyệt Concept”
Laika Invoice Workflow Pn
PENDING → PAID IN FULL
↓          ↑
OVERDUE ───┘
↓
VOID
Mẹo chuyên gia: Mở rộng Bản thiết kế Tài chínhBản thiết kế hiện tại tập trung vào quy trình hợp đồng và hóa đơn chính với khách hàng. Để xây dựng hệ thống quản lý tài chính toàn diện hơn, bạn có thể bổ sung thêm các 🧊 Đối tượng để kiểm soát chi tiết hơn. Ví dụ:
  • 🧊︎ Phụ lục hợp đồng — đối tượng con để ghi nhận và phê duyệt chính thức mọi thay đổi về phạm vi, tiến độ hoặc ngân sách sau khi hợp đồng đã ký.
  • 🧊 Đơn đặt hàng — đối tượng để quản lý và theo dõi mua sắm từ nhà cung cấp bên ngoài, liên kết chi phí trực tiếp về dự án.
  • 🧊 Nhà cung cấp — đối tượng để duy trì cơ sở dữ liệu tập trung về nhà cung cấp: thông tin liên hệ, điều khoản hợp tác và lịch sử đánh giá.
Điều này cho phép bạn mở rộng từ thanh toán dự án đơn giản sang quản lý tài chính và mua sắm toàn diện khi doanh nghiệp phát triển.

​
QUAN HỆ GIỮA CÁC ĐỐI TƯỢNG

Quan hệLoại quan hệMô tả
🧊 Hợp đồng → 🧊︎ Phiếu thuCha - ConMỗi hợp đồng được chia thành lịch thanh toán gồm nhiều kỳ.
🧊︎ Phiếu thu → 🧊︎︎ Hóa đơn VATCha - ConMỗi kỳ thanh toán có thể phát hành một hóa đơn VAT tương ứng.
🧊 Hợp đồng → CRM.Khách hàngTham chiếuHợp đồng được liên kết với hồ sơ khách hàng khởi tạo từ CRM.
🧊 Hợp đồng → Dự ánTham chiếuHợp đồng được liên kết với dự án mà nó quản lý trong Chức năng Quản lý Dự án.

​
TỰ ĐỘNG HÓA

Các quy tắc này chạy hoàn toàn bên trong ⏹️ Space Hợp đồng & Hóa đơn để quản lý hồ sơ và quy trình tài chính.
Thứ tựMãTên quy tắcKích hoạtHành độngMô tả
3IC-03Tạo các Phiếu thuNhấn nút: “Tạo hợp đồng (Docs)“Tạo: 🧊︎ Phiếu thuKích hoạt cùng hành động tạo tài liệu hợp đồng, quy tắc này tự động tạo nhiều đối tượng con 🧊︎ Phiếu thu dựa trên cơ cấu thanh toán. VD: Tạo ba phiếu thu riêng biệt cho các mốc thanh toán 25%, 40% và 35% của Chị Hoài An.
5IC-04Cập nhật tài chính khi nhận thanh toánWebhook: Nhận thanh toán (từ CS-05)Cập nhật: 🧊 Hợp đồng & 🧊︎ Phiếu thuKhi một khoản thanh toán được xác nhận, quy tắc này cập nhật trạng thái 🧊︎ Phiếu thu sang PAID và tính lại số dư Công nợ còn lại trên đối tượng cha 🧊 Hợp đồng.

​
GIAO DIỆN LÀM VIỆC & BÁO CÁO

Giao diệnMô tả
1. Danh sách Hợp đồngDanh sách chi tiết tất cả hợp đồng, có thể lọc theo trạng thái (VD: PENDING APPROVAL, IN PROGRESS).
2. Timeline Thanh toánGiao diện timeline hoặc lịch hiển thị tất cả ngày đến hạn của các kỳ thanh toán — sắp đến hạn và quá hạn — trên toàn bộ hợp đồng.

​
VAI TRÒ, PHÂN QUYỀN & THÔNG BÁO

Vai tròMô tả
Kế toánQuản lý thanh toán, phát hành hóa đơn VAT, theo dõi tình trạng tài chính. Có toàn quyền trong chức năng này.
Trưởng phòng Kinh doanhPhê duyệt bản nháp hợp đồng trước khi gửi cho khách hàng. Có thể xem tất cả hợp đồng.
Nhân viên Kinh doanhSoạn thảo hợp đồng cho khách hàng của mình. Chỉ có thể xem và chỉnh sửa hợp đồng được giao.

​
Tiếp theo?

  • Chức năng CRM (Doanh nghiệp): Tìm hiểu bước trước đó — nơi khách hàng được tiếp nhận và thương vụ ban đầu được hình thành.
  • Chức năng Quản lý Dự án: Xem cách hợp đồng đã ký kích hoạt tạo dự án và các mốc tiến độ được quản lý như thế nào.