Mục đích: Tài liệu này định nghĩa logic vận hành nội bộ của 📋 Chức năng CRM (Kinh doanh). Nó mô tả chi tiết quy trình từ lúc thu nhận lead cho đến khi chốt hợp đồng và bàn giao.
📋 Chức năng này chuyển hóa quy trình quản lý lead từ một nỗ lực thủ công, rời rạc thành một cỗ máy tạo doanh thu tinh gọn, tự động. Về mặt chiến lược, nó cung cấp khả năng theo dõi ROI rõ ràng từ chi tiêu quảng cáo đến hợp đồng đã ký. Đối với đội ngũ kinh doanh, nó loại bỏ việc phỏng đoán bằng cách tự động hóa việc phân công lead, chuẩn hóa quy trình chăm sóc, và tích hợp các công cụ thiết yếu như Google Calendar, giúp tăng trực tiếp tỷ lệ chuyển đổi và hiệu suất của đội ngũ.
Về mặt kiến trúc, hệ thống này được thiết kế để ghi nhận lead từ các webhook bên ngoài (ví dụ: trang đích), xử lý chúng qua một quy trình có cấu trúc bằng hai 🧊 Object cốt lõi (🧊 Customer và 🧊︎ Demo), sau đó bàn giao liền mạch các thương vụ thành công cho các 📋 Chức năng kế tiếp như Hợp đồng và Khảo sát Hiện trạng. Nó dựa vào cả tự động hóa nội bộ để tăng hiệu quả và các lệnh gọi API bên ngoài để tích hợp lịch.
Mô tả quy trình: Quản lý khách hàng tiềm năng từ lúc họ được ghi nhận qua webhook của trang đích cho đến khi họ được chuyển đổi thành một hợp đồng đã ký. Quy trình này bao gồm việc phân công tự động và theo dõi tiến độ qua các trạng thái khác nhau.
Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng, “Sarah & Michael Westbrook,” được ghi nhận từ chiến dịch quảng cáo “Scandinavian Simplicity”, có mã quảng cáo là MKT-236. Ngân sách dự kiến của họ được ghi nhận là $40,000 - $55,000
Mô tả quy trình: Quản lý các buổi hẹn tư vấn trực tiếp với khách hàng, được tích hợp hoàn toàn với Google Calendar để đồng bộ lịch và gửi lời mời đến tất cả những người tham gia.
Ví dụ: Một buổi demo có tiêu đề “LAIKA x Sarah & Michael - Interior Renovation Demo” được lên lịch vào 2:00 PM ngày 18 tháng 6, với sự tham gia của nhà thiết kế Max và nhân viên kinh doanh David.
Sơ đồ Luồng tiến trình
Chi tiết Trạng thái
Trường dữ liệu
Luồng công việc của Demo
┌──────────> POSTPONED ────────┐│ ↓SCHEDULED → IN PROGRESS → COMPLETED│└──────────> CANCELLED
Trạng thái
Logic nghiệp vụ
Cài đặt nâng cao
1. SCHEDULED
Một buổi tư vấn đã được đặt vào một thời gian cụ thể.
Tự động hóa: Tạo một sự kiện trên Google Calendar và mời khách hàng, nhân viên kinh doanh và nhà thiết kế. Nhập liệu: Thời gian, địa điểm, người tham gia.
2. IN PROGRESS
Buổi tư vấn trực tiếp đang diễn ra.
Quyền chuyển trạng thái: Nhân viên KD được gán, Nhà thiết kế. Nhập liệu: Ghi chú trực tiếp được thực hiện trong suốt buổi tư vấn.
3. COMPLETED
Buổi hẹn đã kết thúc với kết quả rõ ràng.
Quyền chuyển trạng thái: Nhân viên KD được gán. Tự động hóa: Có thể cập nhật trạng thái của 🧊 Customer mẹ tương ứng (ví dụ: sang NEGOTIATION hoặc CONTRACT PREP).
4. CANCELLED
Buổi hẹn đã bị hủy bởi khách hàng hoặc đội ngũ.
Quyền chuyển trạng thái: Nhân viên KD được gán. Tự động hóa: Cập nhật sự kiện trên Google Calendar và thông báo cho tất cả người tham gia.
5. POSTPONED
Buổi hẹn đã được hoãn sang một ngày khác chưa được xác nhận.
Quyền chuyển trạng thái: Nhân viên KD được gán. Điều kiện: Nên quay lại trạng thái SCHEDULED sau khi ngày mới được xác nhận.
Nhóm các trường dữ liệu
Nhóm
Tên trường (Loại)
Ghi chú
Thông tin Buổi hẹn(6 Trường)
Tiêu đề Demo (Text), Thời gian (DateTime), Địa điểm (Text), Nhà thiết kế tham dự (User), ID Sự kiện Google Calendar (Text), Loại tư vấn (Dropdown)
Các chi tiết cơ bản về buổi hẹn.
Kết quả & Bước tiếp theo(4 Trường)
Mức độ quan tâm (Dropdown), Ghi chú tư vấn (Paragraph), Các bước tiếp theo (Text), Thời lượng thực tế (Decimal)
Các quy tắc này chạy hoàn toàn bên trong ⏹️ Mảng việc Sales & CRM để nâng cao hiệu suất bán hàng và đảm bảo tính nhất quán của quy trình.
Thứ tự
ID
Tên quy tắc
Kích hoạt (Trigger)
Hành động (Action)
Mô tả
3
IC-01
Tính điểm Lead
Tạo mới/Cập nhật: 🧊 Customer
Cập nhật: 🧊 Customer
Khi một 🧊 Customer mới được tạo hoặc dữ liệu chính được cập nhật, một công thức sẽ chạy để cập nhật trường Điểm Lead. Ví dụ, lead của Sarah được tự động cho điểm là 87.
4
IC-02
Tạo Task Chăm sóc ban đầu
Cập nhật: 🧊 Customer được phân công
Tạo mới: ☑️ Task
Khi một 🧊 Customer được phân công cho nhân viên kinh doanh, một ☑️ Task (Object con) sẽ tự động được tạo và giao cho họ, với hạn trong vòng 24 giờ. Ví dụ: Giao cho David một task để gọi cho Sarah Westbrook.
Các quy tắc này mô tả các bước bàn giao dữ liệu và công việc quan trọng giữa ⏹️ Mảng việc Sales & CRM và các chức năng khác.
Thứ tự
ID
Hướng
Tên quy tắc
Kích hoạt (Trigger)
Hành động (Action)
2
CF-01
Đến
Liên kết Lead với Quảng cáo nguồn
Tạo mới: 🧊 Customer (từ CS-01)
Liên kết 🧊 Customer mới với Marketing/🧊 Ad nguồn của nó. Ví dụ: liên kết lead mới của Sarah với quảng cáo “Scandinavian Simplicity”.
6
CF-03
Đi
Bàn giao cho Sản xuất & Kế toán
Thay đổi Trạng thái: 🧊 Customer sang “CONTRACT PREP”
Tạo một Design & Build/🧊 Site Survey cho Tony. Tạo một Contract & Invoice/🧊 Contract cho đội tài chính.
7
CF-05
Đến
Nhận thông báo Thanh toán
Thay đổi Trạng thái: Contract & Invoice/🧊 Invoice sang “PAID”
Gửi một tin nhắn tự động đến kênh chat của ⏹️ Mảng việc Sales & CRM. Ví dụ: Thông báo cho David rằng khoản đặt cọc $11,500 của Sarah đã được thanh toán.
8
CF-09
Đến
Cập nhật Voucher khách hàng thân thiết
Thay đổi Trạng thái: Project Management/🧊 Project sang “COMPLETE”
Tự động tính toán và cập nhật trường Voucher trong 🧊 Customer gốc. Ví dụ: Thêm một voucher $500 vào hồ sơ của Sarah sau khi dự án của cô ấy hoàn thành.
Các quy tắc này kết nối chức năng CRM với các nền tảng bên ngoài Luklak.
Thứ tự
ID
Tên quy tắc
Kích hoạt (Trigger)
Hành động (Action)
Mô tả
1
CS-01
Nhận Lead từ Trang đích
Webhook: Form trên website được gửi
Tạo mới: Sales & CRM/🧊Customer
Một lượt gửi form sẽ kích hoạt webhook tạo ra một 🧊 Customer mới. Đây là cách yêu cầu của Sarah Westbrook trở thành một lead mới trong hệ thống.
5
CS-02
Tạo sự kiện Google Calendar
Nhấn nút: “Schedule Meeting”
HTTP Request: Google Calendar
Nhân viên kinh doanh nhấn một nút để tạo lời mời họp chung. Ví dụ: Tạo sự kiện “LAIKA x Sarah & Michael” trên Google Calendar cho David, Max, và Sarah.
# Cách lên lịch Demo cho Khách hàngHướng dẫn này chỉ bạn cách đặt một buổi tư vấn mới cho một lead khách hàng có sẵn, thao tác này cũng sẽ tự động tạo một sự kiện trên Google Calendar.## Phần 1: Tìm Khách hàng của bạn! Quan trọng: Đảm bảo Khách hàng đang ở trạng thái "CONTACTING" hoặc các trạng thái sau đó trước khi lên lịch.1. Điều hướng đến giao diện làm việc chính "Kanban Customer Pipeline".2. Nhấp vào 🧊 Customer bạn muốn lên lịch demo.* Thao tác này sẽ mở ra giao diện chi tiết của Customer.## Phần 2: Đặt lịch hẹn Tư vấn1. Trong giao diện chi tiết 🧊 Customer, nhấp vào nút menu "..." ở góc trên cùng bên phải.2. Chọn "Book Consultation" từ menu thả xuống.* Một form pop-up sẽ hiện ra để nhập chi tiết buổi demo.3. Điền vào các trường bắt buộc: Tiêu đề Demo, Thời gian, Địa điểm, và chọn một Nhà thiết kế tham dự.4. Nhấp "Schedule".* Thao tác này sẽ tạo một `🧊︎ Demo` (Object con) mới và gửi lời mời trên Google Calendar đến tất cả những người tham gia.
Quản lý các 🧊 Customer và thực hiện các buổi tư vấn 🧊︎ Demo.
Phân quyền: Toàn quyền kiểm soát các 🧊 Customer được gán và khả năng tạo/chỉnh sửa các 🧊︎ Demo con của chúng. Thông báo: Nhận thông báo khi có 🧊 Customer mới được gán và lời nhắc 15 phút trước một 🧊︎ Demo.
2. Marketing Manager
Tạo các chiến dịch tạo lead cho CRM và theo dõi hiệu suất của chúng.
Phân quyền: Quyền chỉ đọc đối với 🧊 Customer để theo dõi nguồn lead và tỷ lệ chuyển đổi. Thông báo: Không nhận thông báo theo thời gian thực cho mỗi lead, nhưng sử dụng dữ liệu cho các báo cáo hiệu suất chiến dịch.
Cách tiếp cận được sử dụng: Lựa chọn 2 - Chỉ thông báo cho những người liên quanTất cả các hành động được thực hiện trên một 🧊 Object sẽ chỉ gửi thông báo đến những người dùng được gán trực tiếp vào 🧊 Object cụ thể đó.
