Skip to main content

​
Không chỉ là lưu đồ

Sức mạnh thật sự của Workflow nằm ở các quy tắc và logic được nhúng vào từng bước. Cấu hình nâng cao biến một lưu đồ đơn giản thành quy trình thông minh, an toàn, và tự vận hành.
Các cài đặt này được cấu hình khi bấm vào một Trạng thái trên canvas Workflow. Chúng kiểm soát điều kiện để Đầu việc được phép đi vào trạng thái đó.

​
1. Điều kiện chuyển trạng thái (Conditions)

Hoạt động như cổng kiểm soát. Nếu điều kiện không thỏa mãn, người dùng bị chặn không cho chuyển trạng thái.

​
Kiểm tra dữ liệu (Data Validation)

Kiểm tra thông tin trên chính Đầu việc trước khi cho phép chuyển.
  • Ví dụ: Không cho Hợp đồng chuyển sang GỬI KÝ nếu trường Giá trị hợp đồng còn trống hoặc Checklist pháp lý chưa hoàn thành 100%.
  • Kiểm tra được: Trường dữ liệu (không trống), Checklist (% hoàn thành), Sub-object (tất cả con đã HOÀN THÀNH).

​
Kiểm tra quyền người dùng (User Permission)

Kiểm tra ai đang thực hiện thao tác chuyển trạng thái.
  • Ví dụ: Chỉ người có Vai trò “Trưởng phòng” mới được chuyển Đề xuất mua hàng sang ĐÃ DUYỆT.
  • Phân quyền theo: Tài khoản cụ thể, Nhóm, Vai trò, hoặc người được gán trong Trường người dùng (VD: Người phụ trách, Quản lý).
Tạo nhiều Bước chuyển từ cùng một Trạng thái, mỗi bước dẫn tới đích khác nhau kèm điều kiện riêng — bạn có thể xây luồng rẽ nhánh (routing). VD: từ ĐANG DUYỆT có thể chuyển sang ĐÃ DUYỆT (nếu điểm ≥ 8) hoặc CẦN SỬA (nếu điểm < 8).

​
2. Màn hình nhập liệu (Input Screen)

Một form tự động bật lên khi Đầu việc chuyển vào trạng thái này, yêu cầu nhân sự điền thông tin trước khi hoàn tất chuyển trạng thái.
  • Ví dụ: Khi ticket hỗ trợ chuyển sang ĐÃ ĐÓNG, form bật lên yêu cầu điền Tóm tắt giải pháp và Thời gian xử lý.
  • Lợi ích: Thu đúng dữ liệu vào đúng thời điểm. Nhân sự không cần nhớ quay lại điền sau.

​
3. Tự động hóa gắn trạng thái (Workflow Automation)

Gắn chuỗi hành động tự động kích hoạt ngay khi Đầu việc vào trạng thái.
  • Ví dụ: Khi Ứng viên chuyển sang ĐÃ TUYỂN:
    1. Tự động tạo Đầu việc mới trong Chức năng “Onboarding nhân sự”.
    2. Gán trường Người phụ trách cho team HR.
    3. Gửi email chào mừng tới ứng viên.
Đây là dạng tự động hóa gắn trực tiếp vào Workflow. Hệ thống Tự động hóa Phổ quát cho phép tạo quy tắc phức tạp hơn, chạy nền hoặc kích hoạt bởi các sự kiện khác.

​
Đọc tiếp