Trước khi xây: Việc đầu tiên của kiến trúc sư
Thành bại của📋 Chức năng được quyết định trước khi bạn cấu hình Workflow đầu tiên. Việc đầu tiên không phải xây — mà là hiểu.
Bài toán được định nghĩa rõ là bài toán đã giải xong một nửa. Bỏ qua bước này thường dẫn đến làm lại và giải pháp không đáp ứng kỳ vọng.
Giai đoạn 1: Phân tích — Hiểu “Tại sao”
1. Xác định điểm đau cốt lõi
Diễn đạt vấn đề trong một câu rõ ràng:- Sai: “Chúng tôi cần CRM.” (đây là giải pháp, không phải vấn đề)
- Đúng: “Team sales mất dấu lead mới vì quản lý trên 3 spreadsheet khác nhau, dẫn đến follow-up chậm và thiếu nhất quán.”
2. Phỏng vấn Stakeholder
- End-User (VD: Sales Rep): “Phần nào tốn thời gian và khó chịu nhất? Nếu có phép màu, bạn muốn thay đổi gì?”
- Quản lý (VD: Sales Manager): “Bạn cần dữ liệu gì để ra quyết định tốt hơn? Đâu là điểm mù?”
- C-Level (VD: VP Sales): “Kết quả chiến lược mong đợi là gì? (VD: tăng thị phần, giảm churn)“
3. Vẽ quy trình “As-Is”
Vẽ workflow hiện tại — dù chỉ là flowchart trên bảng trắng. Ngay lập tức thấy điểm thừa, điểm nghẽn, cơ hội cải thiện.Giai đoạn 2: Xác định Phạm vi — Vẽ ranh giới
1. In-Scope vs. Out-of-Scope
- Trong phạm vi: “Theo dõi lead từ tạo đến qualified.”, “Tự động nhắc follow-up.”, “Dashboard nguồn lead.”
- Ngoài phạm vi: “Xuất hóa đơn.” “Quản lý email marketing.” (có thể là Chức năng riêng sau này)
2. Ưu tiên MoSCoW
- Must-Have: Không có thì Chức năng vô nghĩa. (VD: Tạo lead mới)
- Should-Have: Quan trọng, nhưng không bắt buộc cho lần đầu. (VD: Chấm điểm lead tự động)
- Could-Have: Có thì tốt, thêm sau. (VD: Tích hợp bản đồ)
- Won’t-Have (Lần này): Loại rõ ràng, xem xét phiên bản sau.
3. Định nghĩa thước đo thành công
- Sai: “Cải thiện bán hàng.”
- Đúng: “Giảm thời gian phản hồi lead từ 24h xuống 2h trong tháng đầu.” hoặc “Tăng tỷ lệ chuyển đổi lead → deal 10% trong quý.”