ZENITH ENGLISH - BẢN THIẾT KẾ CẤU HÌNH TOÀN CỤC (Vietnamese Version)

Show Scripts note

Chắc chắn rồi. Dựa trên bản thiết kế hệ thống Zenith English chúng ta vừa xây dựng, đây là một kịch bản thuyết trình chi tiết, tập trung vào việc trình bày dòng chảy vận hành thông suốt nhờ tự động hóa.Kịch bản này được thiết kế để một người quản lý hoặc tư vấn viên có thể trình bày cho ban lãnh đạo hoặc các trưởng phòng ban của trung tâm.

Kịch Bản Thuyết Trình: Xây Dựng Dòng Chảy Vận Hành Tự Động cho Trung tâm Anh ngữ Zenith

Đối tượng: Ban Giám đốc, các Trưởng phòng ban (Học thuật, Tuyển sinh, Marketing, Vận hành).Mục tiêu: Chứng minh làm thế nào hệ thống Luklak có thể loại bỏ các “nút thắt cổ chai”, kết nối các phòng ban và tạo ra một quy trình vận hành liền mạch, hiệu quả từ đầu đến cuối.

(Slide 1: Màn hình Tiêu đề)

Tiêu đề: Tối Ưu Hóa Vận Hành Trung tâm Anh ngữ Zenith
Tiêu đề phụ: Xây dựng Dòng chảy Thông tin & Công việc Tự động, Thông suốt trên Nền tảng Hợp nhất Luklak
Người trình bày: [Tên của bạn/Phòng ban]
Ngày: 21 tháng 8 năm 2025

Script:“Xin kính chào Ban Lãnh đạo và các anh chị Trưởng phòng ban. Tôi là [Tên], và hôm nay, tôi muốn trình bày về một giải pháp chiến lược để giải quyết những thách thức vận hành cốt lõi mà chúng ta đang đối mặt hàng ngày. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá cách biến Zenith English thành một cỗ máy vận hành hiệu quả, thông suốt, nơi công nghệ thực sự phục vụ con người, thông qua một dòng chảy tự động hóa toàn diện.”

(Slide 2: Nỗi đau Hiện tại - Vận hành Rời rạc)

(Hình ảnh biểu đồ với các mũi tên đứt gãy, các silo thông tin giữa Marketing, Sales, Học thuật…)
Marketing & Tuyển sinh: Dữ liệu lead bị thất lạc khi chuyển giao. Nhân viên mất thời gian nhập liệu thủ công.
Tuyển sinh & Tài chính: Quy trình tạo hợp đồng, thu học phí chậm trễ, sai sót. Khó theo dõi công nợ.
Tài chính & Học thuật: Thông tin học viên đã đóng phí không được cập nhật kịp thời cho bộ phận học thuật để xếp lớp.
Học thuật & Chăm sóc Học viên: Giáo viên tốn thời gian làm báo cáo thủ công. Việc theo dõi tiến độ của từng học viên không nhất quán.

Script:“Hãy cùng nhìn lại thực trạng. Dữ liệu của chúng ta đang bị phân mảnh. Marketing đổ lead về nhưng có thể bị ‘rơi rụng’ đâu đó trong file Excel của đội Tuyển sinh. Tư vấn viên chốt được học viên, nhưng kế toán lại phải hỏi đi hỏi lại thông tin để làm hợp đồng. Học viên đóng tiền rồi nhưng phòng Học thuật vẫn chưa nhận được thông báo để xếp lớp. Mỗi điểm chạm, mỗi lần chuyển giao công việc giữa các phòng ban là một ‘nút thắt cổ chai’ tiềm tàng, gây ra sự chậm trễ, sai sót và làm giảm trải nghiệm của cả nhân viên và khách hàng.”

(Slide 3: Giải pháp - Một Dòng chảy Hợp nhất)

(Hình ảnh sơ đồ hệ thống Zenith English trên Luklak, các phòng ban được kết nối bằng mũi tên liền mạch)
Một Nguồn Thông tin Duy nhất: Mọi dữ liệu từ lead, hợp đồng, lớp học, học viên… đều nằm trên một nền tảng.
Xương sống là Tự động hóa: Thay vì con người phải “đẩy” công việc đi, hệ thống sẽ tự động luân chuyển thông tin và kích hoạt hành động tiếp theo.
Tầm nhìn: Biến quy trình vận hành thành một dòng sông chảy, không còn những “đập ngăn” giữa các phòng ban.

Script:“Giải pháp chúng tôi đề xuất là xây dựng một ‘xương sống’ vận hành duy nhất trên nền tảng Luklak. Trọng tâm của giải pháp này không chỉ là số hóa, mà là tự động hóa toàn bộ dòng chảy công việc. Hãy tưởng tượng, khi một hành động ở khâu trước kết thúc, nó sẽ là cò súng kích hoạt cho hành động ở khâu sau một cách tức thời, chính xác và không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào.”

(Slide 4: Lặn sâu vào Dòng chảy Tự động hóa)

(Sơ đồ hành trình của một học viên, từ lúc là người lạ đến khi tốt nghiệp, với các điểm tự động hóa được đánh dấu)
Giai đoạn 1: Từ Người lạ → Lead tiềm năng
Giai đoạn 2: Từ Lead → Học viên chính thức
Giai đoạn 3: Từ Học viên → Thành công & Gắn bó

Script:“Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào chi tiết cách dòng chảy này hoạt động trong thực tế, qua 3 giai đoạn chính trong hành trình của một học viên tại Zenith.”

(Slide 5: Giai đoạn 1: Marketing → Tuyển sinh LIỀN MẠCH)

(Sơ đồ chi tiết: Website -> Luklak -> Thông báo cho đội Tuyển sinh)
[CS-01] Lead từ Website tự động vào hệ thống: Khách hàng điền form trên landing page, một Lead mới ngay lập tức được tạo trong CRM của đội Tuyển sinh, đính kèm chính xác thông tin Ad nguồn.
- Kết quả: Không còn sót lead. Đo lường hiệu quả marketing chính xác 100%.
[CF-01] Hệ thống tự động thông báo: Ngay khi Lead được tạo, hệ thống gửi tin nhắn @mention cho nhóm Admissions Team trên Luklak Chat.
- Kết quả: Giảm thời gian phản hồi lead từ hàng giờ xuống còn vài phút, tăng tối đa cơ hội chuyển đổi.

Script:“Mọi thứ bắt đầu khi một khách hàng tiềm năng thấy quảng cáo của chúng ta.

Quy tắc CS-01: Ngay khi họ điền form, thông tin không đi vào email hay file Excel, mà được đẩy thẳng vào Luklak và tạo ra một đối tượng Lead mới. Chúng ta biết chính xác họ đến từ quảng cáo nào.
Quy tắc CF-01: Cùng lúc đó, hệ thống tự động ‘réo’ đội tư vấn. Một lead nóng hổi được xử lý ngay lập tức. Dòng chảy thông tin từ Marketing đến Tuyển sinh diễn ra trong tích tắc.”

(Slide 6: Giai đoạn 2: Tuyển sinh → Tài chính → Học vụ CHẶT CHẼ)

(Sơ đồ: Lead đạt test -> Tự tạo Hợp đồng -> Ký kết -> Tự tạo Hồ sơ Học viên)
[CF-02] Lead đạt bài test → Tự động tạo Hợp đồng: Tư vấn viên chỉ cần chuyển trạng thái Lead thành “Test Passed”. Hệ thống ngay lập tức tạo ra một Hợp đồng Nhập học ở phòng Tài chính với đầy đủ thông tin.
- Kết quả: Tư vấn viên không mất thời gian soạn thảo. Hợp đồng chính xác, chuyên nghiệp.
[CS-04] & [CF-03] Ký kết & Thanh toán → Tự động tạo Hồ sơ Học viên: Khi Hợp đồng được ký và khoản thanh toán đầu tiên được ghi nhận (qua cổng thanh toán hoặc kế toán xác nhận), hệ thống tự động:
1. Tạo ra một Hồ sơ Học viên chính thức tại phòng Công tác Học viên.
2. Gửi email chào mừng tới học viên.
- Kết quả: Quy trình nhập học chuyên nghiệp, không có độ trễ. Dữ liệu học viên được đồng bộ ngay lập tức cho các phòng ban liên quan.

Script:“Khi tư vấn viên đã thuyết phục được khách hàng, dòng chảy tiếp tục:

Quy tắc CF-02: Tư vấn viên không cần gửi email yêu cầu làm hợp đồng. Anh/chị ấy chỉ cần một cú nhấp chuột, hệ thống sẽ tự động tạo hợp đồng và gửi cho Kế toán.
Quy tắc CF-03: Thời điểm học viên hoàn tất thanh toán chính là khoảnh khắc kỳ diệu. Hệ thống tự động ‘khai sinh’ ra một Hồ sơ Học viên hoàn chỉnh. Từ đây, họ không còn là một Lead nữa, mà đã chính thức trở thành một thành viên của Zenith. Dòng chảy giữa Tuyển sinh, Tài chính và Công tác Học viên được kết nối hoàn hảo.”

(Slide 7: Giai đoạn 3: Vận hành Học thuật & Chăm sóc CHỦ ĐỘNG)

(Sơ đồ: Thanh toán -> Báo xếp lớp -> Lớp kết thúc -> Tự tạo Báo cáo tiến độ)
[CF-04] Có thanh toán → Báo ngay cho phòng Học thuật: Ngay khi Hóa đơn đầu tiên được ghi nhận “Đã thanh toán”, hệ thống @mention Quản lý Học thuật để tiến hành xếp lớp.
- Kết quả: Không còn tình trạng học viên đã đóng tiền mà phải chờ đợi mòn mỏi để được đi học.
[CF-05] Lớp học kết thúc → Kích hoạt quy trình Báo cáo: Khi Lớp học được chuyển trạng thái “Hoàn thành”, hệ thống tự động tạo các phiếu Báo cáo Tiến độ trống và giao cho giáo viên phụ trách của lớp đó.
- Kết quả: Đảm bảo 100% học viên được nhận báo cáo đúng hạn. Giáo viên được nhắc việc một cách hệ thống, giảm gánh nặng hành chính.

Script:“Và cuối cùng, khi học viên đã vào học, hệ thống tiếp tục là trợ lý đắc lực:

Quy tắc CF-04: Tiền vừa vào tài khoản, phòng Học thuật nhận được thông báo ngay. Việc xếp lớp diễn ra nhanh chóng, thể hiện sự chuyên nghiệp của chúng ta.
Quy tắc CF-05: Khi một khóa học kết thúc, giáo viên không cần phải nhớ hay được ai nhắc nhở. Hệ thống tự động giao nhiệm vụ làm báo cáo tiến độ cho từng học viên. Chúng ta chủ động trong việc chăm sóc và thể hiện sự quan tâm đến kết quả của học viên.”

(Slide 8: Lợi ích Toàn diện)

Với Ban Lãnh đạo:
- Nắm bắt dữ liệu vận hành real-time trên Dashboard (tỷ lệ chuyển đổi, doanh thu, sĩ số lớp…).
- Dễ dàng phát hiện “điểm nghẽn” trong quy trình để cải tiến.
Với Nhân viên:
- Giảm >80% thời gian cho các công việc thủ công, lặp đi lặp lại.
- Tập trung vào chuyên môn: tư vấn, giảng dạy, chăm sóc học viên.
- Phối hợp giữa các phòng ban không còn “ma sát”.
Với Học viên:
- Trải nghiệm một dịch vụ chuyên nghiệp, liền mạch và nhanh chóng.
- Cảm thấy được quan tâm và chăm sóc một cách chủ động.

Script:“Vậy, dòng chảy tự động này mang lại điều gì? Với Ban lãnh đạo, đó là sự minh bạch và khả năng kiểm soát. Với nhân viên, đó là sự giải thoát khỏi các công việc thủ công nhàm chán để tập trung vào giá trị cốt lõi. Và quan trọng nhất, với học viên, đó là một trải nghiệm vượt trội, yếu tố then chốt giữ chân họ và biến họ thành người giới thiệu trung thành.”

(Slide 9: Tổng kết & Hành động Tiếp theo)

Tổng kết: Chúng ta không chỉ mua một phần mềm. Chúng ta đang kiến tạo một hệ thống vận hành tự chủ, một dòng chảy thông minh kết nối tất cả các bộ phận của Zenith English.
Hành động tiếp theo:
- Thảo luận và phê duyệt bản thiết kế chi tiết.
- Lên kế hoạch triển khai theo từng giai đoạn.
Q&A - Hỏi & Đáp

Script:“Tóm lại, những gì tôi vừa trình bày không phải là về các tính năng riêng lẻ, mà là về việc xây dựng một hệ thống vận hành có tính kết nối và tự chủ. Đây là bước đi nền tảng để Zenith không chỉ phát triển về quy mô, mà còn xuất sắc về chất lượng vận hành.Xin chân thành cảm ơn sự lắng nghe của quý vị. Bây giờ là thời gian cho phần hỏi đáp.”

PHẦN 1: CẤU TRÚC TỔ CHỨC & KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

1.1. Cấu trúc Tổ chức Hợp nhất

Sơ đồ này minh họa hệ thống phân cấp rõ ràng của các đơn vị chức năng và loại đối tượng nghiệp vụ trong hệ thống. Định dạng này đặt Function (bản thiết kế) ngay bên dưới Space (phiên bản thực thi) để làm rõ mối quan hệ của chúng.

🏢 ZENITH ENGLISH (Tổ chức)
│
├── 📂 MARKETING (Phòng ban)
│   └── ⏹️ Marketing Campaigns (Space)
│       └── 📋 Function: Marketing Campaigns
│           └── 🧊 Campaign
│               └── 🧊︎ Ad (Sub-Object)
│
├── 📂 TUYỂN SINH (Phòng ban)
│   └── ⏹️ Admissions & CRM (Space)
│       └── 📋 Function: CRM
│           └── 🧊 Lead (Khách hàng tiềm năng)
│               └── 🧊︎ Placement Test (Bài kiểm tra đầu vào)
│
├── 📂 TÀI CHÍNH (Phòng ban)
│   └── ⏹️ Tuition & Invoicing (Space)
│       └── 📋 Function: Invoicing
│           └── 🧊 Enrollment Agreement (Thỏa thuận nhập học)
│               └── 🧊︎ Invoice (Hóa đơn)
│
├── 📂 HỌC THUẬT (Phòng ban)
│   └── ⏹️ Class Management (Space)
│       └── 📋 Function: Academic Management
│           └── 🧊 Course (Khóa học)
│               └── 🧊︎ Class (Lớp học)
│
└── 📂 CÔNG TÁC HỌC VIÊN (Phòng ban)
    └── ⏹️ Student Support (Space)
        └── 📋 Function: Student Affairs
            └── 🧊 Student Record (Hồ sơ học viên)
                └── 🧊︎ Progress Report (Báo cáo tiến độ)

1.2. Danh sách Phòng làm việc (Workspace)

Các không gian làm việc ảo được thiết kế để phục vụ các nhóm người dùng hoặc mục tiêu cụ thể, giúp tập trung vào công việc liên quan bằng cách tổng hợp các mục cần thiết.

Tên Workspace	Mục đích Thiết kế	Các tiện ích Bao gồm (Dashboards, Filters, Spaces)
Workspace Điều hành	Tổng hợp các chỉ số quan trọng về tuyển sinh, doanh thu và hiệu quả học tập cho ban lãnh đạo.	- Dashboard: Tổng quan Hiệu suất Trung tâm<br>- Filter: Các khóa học giá trị cao<br>- Space (Chỉ đọc): Admissions & CRM, Class Management
Hub Tuyển sinh	Một môi trường chung cho các đội Marketing và Tuyển sinh để theo dõi toàn bộ phễu từ lead đến nhập học.	- Space: Marketing Campaigns, Admissions & CRM, Tuition & Invoicing<br>- Filter: Lead chờ kiểm tra đầu vào
Vận hành Học thuật	Một trung tâm điều phối cho Quản lý Học thuật, Giáo viên và nhân viên Công tác Học viên để quản lý lớp học và tiến độ của học viên.	- Space: Class Management, Student Support

PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

2.1. Quản lý Tài khoản

Hệ thống sử dụng hai loại tài khoản để phân biệt rõ ràng giữa hành động của người dùng và các quy trình tự động của hệ thống.

Loại Tài khoản	Mô tả	Ứng dụng tại Zenith English
Tài khoản Người dùng	Tài khoản tiêu chuẩn cho các thành viên, được liên kết với một người cụ thể đăng nhập vào nền tảng để làm việc và cộng tác.	Dành cho tất cả nhân viên Zenith English.
Tài khoản Chức năng	Một tài khoản đặc biệt, không dùng để đăng nhập, được sử dụng riêng cho Universal Automation để đảm bảo lịch sử thay đổi rõ ràng.	Một tài khoản duy nhất, `automation@zenith.com`, sẽ được tạo để thực thi tất cả các quy tắc tự động hóa toàn cục.

2.2. Nhóm Toàn cục

Một nhóm là một tập hợp các tài khoản người dùng, được sử dụng để phân quyền truy cập và thông báo một cách hiệu quả trên quy mô lớn.

Tên Nhóm	Mô tả & Thành viên Ví dụ
`Phòng Marketing`	Bao gồm tất cả thành viên của phòng Marketing.
`Đội ngũ Tuyển sinh`	Bao gồm tất cả tư vấn viên tuyển sinh và quản lý của họ.
`Phòng Tài chính`	Bao gồm tất cả nhân viên kế toán và tài chính.
`Hội đồng Học thuật`	Bao gồm các Quản lý Học thuật và giáo viên cấp cao chịu trách nhiệm về chương trình giảng dạy.
`Đội ngũ Giáo viên`	Bao gồm tất cả giáo viên toàn thời gian và bán thời gian.
`Đội ngũ Công tác Học viên`	Bao gồm tất cả các chuyên viên hỗ trợ học viên.
`Ban Giám đốc`	Bao gồm CEO, Giám đốc Trung tâm và ban lãnh đạo cấp cao.

2.3. Vai trò Toàn cục

Vai trò là một chức danh trừu tượng (ví dụ: “Giáo viên”) không gắn liền với một người dùng hay nhóm cụ thể. Quyền hạn được gán cho Vai trò, sau đó người dùng/nhóm thực tế sẽ được ánh xạ vào Vai trò đó trong mỗi Space cụ thể.

Tên Vai trò	Trách nhiệm Cốt lõi
`Trưởng phòng Marketing`	Quản lý các chiến dịch, ngân sách quảng cáo và hiệu suất tạo ra lead.
`Tư vấn viên Tuyển sinh`	Tư vấn cho khách hàng tiềm năng, tổ chức kiểm tra đầu vào và xử lý thủ tục nhập học.
`Quản lý Học thuật`	Quản lý các khóa học, sắp xếp lịch học và giám sát chất lượng giảng dạy.
`Giáo viên`	Giảng dạy, đánh giá kết quả học tập của học viên và đưa ra phản hồi.
`Kế toán`	Quản lý việc thanh toán học phí, xuất hóa đơn và các vấn đề tài chính khác.
`Chuyên viên Công tác HV`	Quản lý chăm sóc học viên, theo dõi tiến độ và xử lý các yêu cầu hỗ trợ.

PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG (Vietnamese Version)

2.1. Quản lý Tài khoản

Hệ thống sử dụng hai loại tài khoản để phân biệt rõ ràng giữa hành động của người dùng và các quy trình tự động của hệ thống.

Loại Tài khoản	Mô tả	Ứng dụng tại Zenith English
Tài khoản Người dùng	Tài khoản tiêu chuẩn cho các thành viên, được liên kết với một người cụ thể đăng nhập vào nền tảng để làm việc và cộng tác.	Dành cho tất cả nhân viên Zenith English.
Tài khoản Chức năng	Một tài khoản đặc biệt, không dùng để đăng nhập, được sử dụng riêng cho Universal Automation để đảm bảo lịch sử thay đổi rõ ràng.	Một tài khoản duy nhất, `automation@zenith.com`, sẽ được tạo để thực thi tất cả các quy tắc tự động hóa toàn cục.

2.2. Nhóm Toàn cục

Một nhóm là một tập hợp các tài khoản người dùng, được sử dụng để phân quyền truy cập và thông báo một cách hiệu quả trên quy mô lớn.

Tên Nhóm	Mô tả & Thành viên Ví dụ
`Phòng Marketing`	Bao gồm tất cả thành viên của phòng Marketing.
`Đội ngũ Tuyển sinh`	Bao gồm tất cả tư vấn viên tuyển sinh và quản lý của họ.
`Phòng Tài chính`	Bao gồm tất cả nhân viên kế toán và tài chính.
`Hội đồng Học thuật`	Bao gồm các Quản lý Học thuật và giáo viên cấp cao chịu trách nhiệm về chương trình giảng dạy.
`Đội ngũ Giáo viên`	Bao gồm tất cả giáo viên toàn thời gian và bán thời gian.
`Đội ngũ Công tác Học viên`	Bao gồm tất cả các chuyên viên hỗ trợ học viên.
`Ban Giám đốc`	Bao gồm CEO, Giám đốc Trung tâm và ban lãnh đạo cấp cao.

2.3. Vai trò Toàn cục

Tên Vai trò	Trách nhiệm Cốt lõi
`Trưởng phòng Marketing`	Quản lý các chiến dịch, ngân sách quảng cáo và hiệu suất tạo ra lead.
`Tư vấn viên Tuyển sinh`	Tư vấn cho khách hàng tiềm năng, tổ chức kiểm tra đầu vào và xử lý thủ tục nhập học.
`Quản lý Học thuật`	Quản lý các khóa học, sắp xếp lịch học và giám sát chất lượng giảng dạy.
`Giáo viên`	Giảng dạy, đánh giá kết quả học tập của học viên và đưa ra phản hồi.
`Kế toán`	Quản lý việc thanh toán học phí, xuất hóa đơn và các vấn đề tài chính khác.
`Chuyên viên Công tác HV`	Quản lý chăm sóc học viên, theo dõi tiến độ và xử lý các yêu cầu hỗ trợ.

PHẦN 3: MÔ HÌNH QUAN HỆ ĐỐI TƯỢỢNG (Vietnamese Version)

3.1. Quan hệ Cha-Con (Parent-Child Relationships)

Mô tả: Một cấu trúc phân cấp chặt chẽ, có sẵn giữa một Object chuẩn và các Sub-Object của nó. Phương pháp này phù hợp nhất cho các cấu trúc phân rã công việc.
Ứng dụng tại Zenith English:

Đối tượng Cha	Đối tượng Con	Lý do Kiến trúc
`Marketing/🧊Campaign`	`Marketing/🧊Ad`	Cấu trúc Phân rã Công việc: Mỗi `Campaign` là một kế hoạch lớn được thực thi thông qua nhiều `Ad` cụ thể.
`Admissions/🧊Lead`	`Admissions/🧊Placement Test`	Cấu trúc Phân rã Quy trình: Một `Lead` phải hoàn thành `Placement Test` để xác định trình độ trước khi nhập học.
`Finance/🧊Enrollment Agreement`	`Finance/🧊Invoice`	Cấu trúc Phân rã Tài chính: Tổng học phí của một `Enrollment Agreement` được chia thành nhiều `Invoice` để thanh toán theo đợt.
`Academics/🧊Course`	`Academics/🧊Class`	Cấu trúc Phân rã Học thuật: Một `Course` (ví dụ: IELTS 7.0) là giáo trình khung, được giảng dạy qua nhiều `Class` (ví dụ: Lớp I7A, I7B).
`Student Affairs/🧊Student Record`	`Student Affairs/🧊Progress Report`	Cấu trúc Theo dõi Hiệu suất: Một `Student Record` chứa một chuỗi các `Progress Report` theo thứ tự thời gian để ghi lại kết quả học tập.

3.2. Kết nối Toàn cục (Global Connections)

Mô tả: Một thư viện quản lý tập trung các loại quan hệ có thể tái sử dụng, giúp chuẩn hóa ý nghĩa của các mối quan hệ hai chiều trên toàn hệ thống.
Ứng dụng tại Zenith English: Định nghĩa hành trình cốt lõi của học viên giữa các phòng ban.

Loại Kết nối	Đối tượng A	Quan hệ A → B	Đối tượng B	Quan hệ B → A
Marketing → Tuyển sinh	`Marketing/🧊Ad`	Tạo ra	`Admissions/🧊Lead`	Nguồn từ
Tuyển sinh ↔ Tài chính	`Admissions/🧊Lead`	Ký kết	`Finance/🧊Enrollment Agreement`	Dành cho
Tài chính → Công tác HV	`Finance/🧊Enrollment Agreement`	Khởi tạo	`Student Affairs/🧊Student Record`	Tạo từ
Học thuật ↔ Công tác HV	`Academics/🧊Class`	Có học viên	`Student Affairs/🧊Student Record`	Đăng ký

3.3. Trường chọn Đối tượng (Object Picker Fields)

Mô tả: Một trường dữ liệu linh hoạt cho phép một Object tham chiếu đến một hoặc nhiều Object khác. Đây là công cụ để thực thi các mối quan hệ đã định nghĩa ở trên.
Ứng dụng tại Zenith English:

Định nghĩa trên Đối tượng	Tên Trường	Loại Tham chiếu	Mục đích
`Admissions/🧊Lead`	`Ad Source`	Chọn 1 `Marketing/🧊Ad`	Để theo dõi kênh marketing đã tạo ra lead, phục vụ phân tích ROI.
`Finance/🧊Enrollment Agreement`	`Student`	Chọn 1 `Admissions/🧊Lead`	Để xác định thỏa thuận này dành cho lead nào.
`Student Affairs/🧊Student Record`	`Original Agreement`	Chọn 1 `Finance/🧊Enrollment Agreement`	Để liên kết hồ sơ chính thức của học viên trở lại thỏa thuận tài chính của họ.
`Student Affairs/🧊Student Record`	`Enrolled Classes`	Chọn nhiều `Academics/🧊Class`	Để theo dõi tất cả các lớp mà một học viên đang hoặc đã theo học.

3.4. Trường Bảng dữ liệu (Data Table Fields)

Mô tả: Một ‘bảng tính’ được nhúng trong một Object để quản lý các danh sách dữ liệu có cấu trúc, lý tưởng để mô hình hóa dữ liệu ‘một-nhiều’ bên trong.
Ứng dụng tại Zenith English:

Sử dụng trên Đối tượng	Tên Bảng dữ liệu	Các cột Ví dụ	Lý do & Lợi ích
`Finance/🧊Enrollment Agreement`	`Payment Schedule` (Lịch thanh toán)	`Đợt`, `Số tiền`, `Hạn nộp`, `Trạng thái`, `Hóa đơn liên quan`	Cung cấp cái nhìn tổng quan, có cấu trúc về toàn bộ kế hoạch thanh toán ngay trên thỏa thuận. Đơn giản hóa việc theo dõi học phí đã nộp và còn nợ.
`Academics/🧊Class`	`Attendance Sheet` (Bảng điểm danh)	`Ngày`, `Tên học viên`, `Trạng thái (Có mặt/Vắng)`, `Ghi chú`	Cho phép giáo viên quản lý việc điểm danh hàng ngày ngay trong đối tượng lớp học, cung cấp một bản ghi tập trung và dễ dàng kiểm tra về sự chuyên cần của học viên.

PHẦN 4: MÀN HÌNH LÀM VIỆC, BÁO CÁO, BỘ LỌC & LỜI NHẮC (Vietnamese Version)

Phần này định nghĩa các công cụ để tổng hợp và trình bày dữ liệu từ tất cả các chức năng, giúp người dùng làm việc hiệu quả và cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh.

4.1. Màn hình làm việc Toàn cục (Global Workviews)

Đây là các màn hình làm việc được lưu sẵn ở cấp độ toàn cục, hợp nhất các hạng mục công việc từ nhiều Space khác nhau cho mục đích quản lý vận hành.

Tên Khung nhìn	Loại Khung nhìn	Nguồn Dữ liệu & Logic Lọc	Đối tượng
Tất cả Lớp học Đang hoạt động	List View	Nguồn: `Academics/🧊Class`<br>Logic: `Trạng thái` KHÁC “Hoàn thành” VÀ “Đã hủy”	Quản lý Học thuật, Giám đốc Trung tâm

4.2. Báo cáo Toàn cục (Global Dashboards)

Báo cáo này được đặt trong “Workspace Điều hành” để cung cấp cái nhìn 360 độ về hiệu suất kinh doanh.

Tên Bảng điều khiển	Mục đích & Đối tượng
Tổng quan Hiệu suất Trung tâm	Cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về phễu tuyển sinh, doanh thu, và tỷ lệ lấp đầy lớp học cho Ban Giám đốc và Giám đốc Trung tâm.

Cấu trúc chi tiết của Bảng điều khiển “Tổng quan Hiệu suất Trung tâm”:

#	Tên Gadget	Loại Biểu đồ	Nguồn Dữ liệu (Functions & Objects)	Logic & Chỉ số chính
1	Phễu Tuyển sinh	Funnel Chart	`Admissions/🧊Lead`	Đếm số lượng `Lead` theo `Trạng thái` (ví dụ: Mới, Đã liên hệ, Đã kiểm tra, Đã nhập học) để theo dõi tỷ lệ chuyển đổi.
2	Doanh thu Tháng & Công nợ	Counter & Calculation	`Finance/🧊Invoice`	- Doanh thu: `TỔNG(Số tiền)` VỚI `Trạng thái` = “Đã thanh toán” trong tháng này.<br>- Công nợ: `TỔNG(Số tiền)` VỚI `Trạng thái` = “Chờ thanh toán”.
3	Nguồn Lead hàng đầu theo SL nhập học	Pie Chart	`Finance/🧊Enrollment Agreement` liên kết tới `Admissions/🧊Lead`	`ĐẾM(Enrollment Agreements)` nhóm theo trường `Nguồn Ad` trên đối tượng `Lead`.
4	Tổng quan Trạng thái Lớp học	Bar Chart	`Academics/🧊Class`	Đếm số lượng `Lớp học` theo `Trạng thái` (ví dụ: Đang tuyển sinh, Đang diễn ra, Đã hoàn thành).

4.3. Bộ lọc đã lưu Toàn cục (Global Saved Filters)

Các bộ lọc đã lưu cho phép người dùng truy cập nhanh vào các danh sách công việc quan trọng.

Tên Bộ lọc	Nguồn Dữ liệu & Logic Lọc	Mục đích & Đối tượng
Lead chờ kiểm tra đầu vào	Nguồn: `Admissions/🧊Lead`<br>Logic: `Trạng thái` = “Chờ kiểm tra”	Giúp Tư vấn viên Tuyển sinh tập trung và lên lịch kiểm tra cho các học viên tiềm năng.
Các khóa học giá trị cao	Nguồn: `Academics/🧊Course`<br>Logic: `Học phí` > 20,000,000 VND	Cho phép bộ phận Marketing và Ban quản lý ưu tiên và theo dõi các chương trình giáo dục có doanh thu cao.

4.4. Nhắc việc Bộ lọc (Filter Reminders)

Thông báo tự động dựa trên các bộ lọc đã lưu để đảm bảo các công việc quan trọng không bị bỏ lỡ.

Tên Lời nhắc	Nguồn Dữ liệu & Bộ lọc sử dụng	Tần suất & Thời gian	Người nhận (Vai trò/Nhóm)
Nhắc hạn thanh toán hóa đơn	Nguồn: `Finance/🧊Invoice`<br>Logic: `Ngày đến hạn` trong vòng 7 ngày tới VÀ `Trạng thái` KHÁC “Đã thanh toán”.	Hàng ngày lúc 9:00 SA	- `Kế toán`<br>- `Tư vấn viên Tuyển sinh`
Nhắc theo dõi Lead không hoạt động	Nguồn: `Admissions/🧊Lead`<br>Logic: `Ngày cập nhật cuối` hơn 14 ngày trước VÀ `Trạng thái` KHÁC “Đã nhập học” HOẶC “Thất bại”.	Hàng ngày lúc 8:30 SA	- `Tư vấn viên Tuyển sinh`

Excellent. Here is PART 5: GLOBAL LOGIC & AUTOMATION in both English and Vietnamese.

PHẦN 5: LOGIC & TỰ ĐỘNG HÓA TOÀN CỤC (Vietnamese Version)

5.1. Tự động hóa Liên-hệ-thống (Cross-system Automation)

Mô tả: Các quy tắc kết nối Luklak với các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài (ví dụ: Website, Lịch Google, Cổng thanh toán, Email).

Mã Rule	Tên Rule	Mô tả Nghiệp vụ
CS-01	Nhận Lead từ Website	Khi một biểu mẫu được gửi trên website, một Webhook sẽ kích hoạt việc tạo một `Admissions/🧊Lead` và liên kết nó với `Marketing/🧊Ad` nguồn.
CS-02	Lên lịch Test trên Lịch Google	Một Tư vấn viên Tuyển sinh nhấp vào một nút trên `Lead`, gửi một HTTP Request để tạo một sự kiện trong Lịch Google cho bài kiểm tra đầu vào.
CS-03	Tạo Thỏa thuận từ Mẫu	Một Kế toán viên nhấp vào một nút trên `Enrollment Agreement`, gửi một HTTP Request để điền dữ liệu học viên và khóa học vào một mẫu Google Docs.
CS-04	Ghi nhận Thanh toán từ Cổng TT	Một Cổng thanh toán bên ngoài gửi một Webhook khi thanh toán thành công, hệ thống sẽ tìm `Finance/🧊Invoice` tương ứng và cập nhật trạng thái thành “Đã thanh toán”.
CS-05	Gửi Email Chào mừng	Khi trạng thái `Enrollment Agreement` thay đổi thành “Đã ký”, một Email tự động được gửi đến học viên với gói chào mừng và hướng dẫn ban đầu.

5.2. Tự động hóa Liên-chức-năng (Cross-function Automation)

Mô tả: Các quy tắc điều phối và chuyển giao công việc giữa các phòng ban khác nhau bên trong nền tảng Luklak.

Mã Rule	Tên Rule	Mô tả Nghiệp vụ
CF-01	Lead Đạt Test -> Tạo Thỏa thuận	Thay đổi trạng thái trên `Admissions/🧊Lead` thành “Đạt Test” sẽ tự động tạo một `Finance/🧊Enrollment Agreement` mới và liên kết nó với lead.
CF-02	Thỏa thuận Đã ký -> Tạo Hồ sơ HV	Thay đổi trạng thái trên `Finance/🧊Enrollment Agreement` thành “Đã ký” sẽ tự động tạo một `Student Affairs/🧊Student Record` mới, chính thức chuyển đổi lead thành học viên.
CF-03	Nhận được Thanh toán Lần đầu -> Báo cho P.Học thuật	Thay đổi trạng thái trên `Finance/🧊Invoice` đầu tiên thành “Đã thanh toán” sẽ tự động gửi một Chat @mention đến vai trò `Quản lý Học thuật` để sắp xếp lớp học.
CF-04	Thêm HV vào Lớp -> Cập nhật Hồ sơ	Khi một `Student Record` được liên kết với một `Academics/🧊Class`, một quy tắc sẽ tự động cập nhật trường `Các lớp đã đăng ký` trên đối tượng `Student Record`.
CF-05	Lớp học Hoàn thành -> Tạo Báo cáo Tiến độ	Thay đổi trạng thái trên `Academics/🧊Class` thành “Hoàn thành” sẽ tự động tạo một `Student Affairs/🧊Progress Report` mới cho mỗi học viên, được giao cho Giáo viên.

PHẦN 6: MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN (Vietnamese Version)

6.1. Lớp 1: Đặc quyền Doanh nghiệp (Business Privilege)

Mô tả: Đây là cấp độ quyền hạn cao nhất, hoạt động như “vé vào cổng” toàn bộ hệ thống và xác định quyền lực tiềm năng tối đa của người dùng.

Cấp Đặc quyền	Gán cho (tại Zenith English)	Mô tả Quyền hạn
Owner	CEO	Cấp cao nhất. Quản lý thanh toán, có thể chuyển quyền sở hữu và giữ mọi đặc quyền của Admin.
Admin	Giám đốc Trung tâm, Quản trị viên Hệ thống	Có thể cấu hình mọi thứ trong hệ thống, từ Cài đặt Toàn cục đến quản lý người dùng.
App Manager	Trưởng các Phòng ban (ví dụ: Trưởng phòng Tuyển sinh, Quản lý Học thuật)	Một vai trò chuyên biệt có thể thiết kế, chỉnh sửa và quản lý các Functions 📋.
Member	Tất cả nhân viên còn lại (Tư vấn viên, Giáo viên, Kế toán, v.v.)	Đặc quyền tiêu chuẩn cho hầu hết người dùng, cho phép họ làm việc trong các Spaces ⏹️ mà họ được cấp quyền truy cập.

6.2. Lớp 2: Nguyên tắc Truy cập tiện ích (Principles for Item Access)

Mô tả: Các nguyên tắc này đóng vai trò là kim chỉ nam cho Quản trị viên khi gán quyền truy cập vào các “vùng chứa” công việc và tài sản chung.

Loại Mục	Nguyên tắc Phân quyền	Lý do & Lợi ích
📂 Areas	- Admin: CEO, Giám đốc TT<br>- Manager: Trưởng Phòng ban tương ứng<br>- Member: Nhóm của phòng ban đó	Tạo ra một môi trường làm việc tập trung cho mỗi phòng ban, giảm sự lộn xộn và cải thiện hiệu quả điều hướng.
👥 Groups	- Manager: Trưởng phòng ban tương ứng<br>- Member: Tất cả thành viên trong Nhóm	Trao quyền cho các trưởng phòng ban tự quản lý thành viên nhóm của mình, tăng tính linh hoạt và giảm tải cho Quản trị viên Hệ thống.
Dashboards & Filters	- Admin: Người tạo, CEO, Giám đốc TT<br>- Manager: Các Trưởng phòng ban liên quan<br>- Member: Các nhóm hoặc cá nhân được chia sẻ	Đảm bảo rằng dữ liệu tổng hợp và các chỉ số kinh doanh nhạy cảm chỉ được chia sẻ với đúng đối tượng.
📋 Functions	- Admin: QTV Hệ thống, CEO, Giám đốc TT<br>- Manager: Người dùng có đặc quyền `App Manager`<br>- Member: Hầu hết nhân viên	Quản lý chặt chẽ các quy trình kinh doanh cốt lõi trong khi cho phép các trưởng phòng ban linh hoạt tinh chỉnh chúng và cho phép tất cả nhân viên áp dụng.
⏹️ Spaces	- Admin: Trưởng nhóm hoặc Quản lý (ví dụ: Quản lý Học thuật)<br>- Member: Tất cả thành viên được mời	Đảm bảo người chịu trách nhiệm chính cho một không gian làm việc (như quản lý lớp học) có toàn quyền kiểm soát nó.

6.3. Lớp 3: Lược đồ Quyền & Thông báo (Permission & Notification Schemes)

Mô tả: Đây là lớp kiểm soát chi tiết nhất, định nghĩa “ai có thể làm gì” và “ai nhận được thông báo về điều gì” đối với từng Object riêng lẻ trong một Space.

Loại Lược đồ	Lược đồ được chọn cho Zenith English	Mô tả & Lý do
Lược đồ Quyền	”Hạn chế vừa phải”	Cân bằng giữa bảo mật và cộng tác: Mọi người trong Space có thể thấy công việc tồn tại, nhưng chỉ những người dùng được giao trực tiếp mới có thể xem chi tiết và cập nhật, bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của học viên.
Lược đồ Thông báo	”Thông báo hành động chính cho người được giao trực tiếp”	Giảm nhiễu thông báo: Chỉ các sự kiện quan trọng (thay đổi trạng thái, @mention) mới kích hoạt cảnh báo cho người dùng liên quan trực tiếp, giúp nhân viên như giáo viên và tư vấn viên tập trung vào các cập nhật cần hành động.

PHỤ LỤC: ƯỚC TÍNH KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC

Hạng mục Cấu hình	Số lượng
Cấu trúc Tổ chức
Areas (Phòng ban)	5
Bảng điều khiển, Bộ lọc & Lời nhắc
Bảng điều khiển Toàn cục	1
Bộ lọc đã lưu Toàn cục	2
Lời nhắc theo Bộ lọc	2
Tự động hóa Toàn cục
Quy tắc Tự động hóa Liên-hệ-thống	5
Quy tắc Tự động hóa Liên-chức-năng	5
Quản lý Người dùng & Workspace
Nhóm Toàn cục	7
Vai trò Toàn cục	6
Workspaces	3
TỔNG CỘNG	36

Giới thiệu

Case Study: LAIKA

Giải pháp theo ngành

ZENITH ENGLISH - BẢN THIẾT KẾ CẤU HÌNH TOÀN CỤC (Vietnamese Version)

Kịch Bản Thuyết Trình: Xây Dựng Dòng Chảy Vận Hành Tự Động cho Trung tâm Anh ngữ Zenith

PHẦN 1: CẤU TRÚC TỔ CHỨC & KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

1.1. Cấu trúc Tổ chức Hợp nhất

1.2. Danh sách Phòng làm việc (Workspace)

PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

2.1. Quản lý Tài khoản

2.2. Nhóm Toàn cục

2.3. Vai trò Toàn cục

PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG (Vietnamese Version)

2.1. Quản lý Tài khoản

2.2. Nhóm Toàn cục

2.3. Vai trò Toàn cục

PHẦN 3: MÔ HÌNH QUAN HỆ ĐỐI TƯỢỢNG (Vietnamese Version)

3.1. Quan hệ Cha-Con (Parent-Child Relationships)

3.2. Kết nối Toàn cục (Global Connections)

3.3. Trường chọn Đối tượng (Object Picker Fields)

3.4. Trường Bảng dữ liệu (Data Table Fields)

PHẦN 4: MÀN HÌNH LÀM VIỆC, BÁO CÁO, BỘ LỌC & LỜI NHẮC (Vietnamese Version)

4.1. Màn hình làm việc Toàn cục (Global Workviews)

4.2. Báo cáo Toàn cục (Global Dashboards)

4.3. Bộ lọc đã lưu Toàn cục (Global Saved Filters)

4.4. Nhắc việc Bộ lọc (Filter Reminders)

PHẦN 5: LOGIC & TỰ ĐỘNG HÓA TOÀN CỤC (Vietnamese Version)

5.1. Tự động hóa Liên-hệ-thống (Cross-system Automation)

5.2. Tự động hóa Liên-chức-năng (Cross-function Automation)

PHẦN 6: MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN (Vietnamese Version)

6.1. Lớp 1: Đặc quyền Doanh nghiệp (Business Privilege)

6.2. Lớp 2: Nguyên tắc Truy cập tiện ích (Principles for Item Access)

6.3. Lớp 3: Lược đồ Quyền & Thông báo (Permission & Notification Schemes)

PHỤ LỤC: ƯỚC TÍNH KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC

​Kịch Bản Thuyết Trình: Xây Dựng Dòng Chảy Vận Hành Tự Động cho Trung tâm Anh ngữ Zenith

​PHẦN 1: CẤU TRÚC TỔ CHỨC & KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

​1.1. Cấu trúc Tổ chức Hợp nhất

​1.2. Danh sách Phòng làm việc (Workspace)

​PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

​2.1. Quản lý Tài khoản

​2.2. Nhóm Toàn cục

​2.3. Vai trò Toàn cục

​PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG (Vietnamese Version)

​2.1. Quản lý Tài khoản

​2.2. Nhóm Toàn cục

​2.3. Vai trò Toàn cục

​PHẦN 3: MÔ HÌNH QUAN HỆ ĐỐI TƯỢỢNG (Vietnamese Version)

​3.1. Quan hệ Cha-Con (Parent-Child Relationships)

​3.2. Kết nối Toàn cục (Global Connections)

​3.3. Trường chọn Đối tượng (Object Picker Fields)

​3.4. Trường Bảng dữ liệu (Data Table Fields)

​PHẦN 4: MÀN HÌNH LÀM VIỆC, BÁO CÁO, BỘ LỌC & LỜI NHẮC (Vietnamese Version)

​4.1. Màn hình làm việc Toàn cục (Global Workviews)

​4.2. Báo cáo Toàn cục (Global Dashboards)

​4.3. Bộ lọc đã lưu Toàn cục (Global Saved Filters)

​4.4. Nhắc việc Bộ lọc (Filter Reminders)

​PHẦN 5: LOGIC & TỰ ĐỘNG HÓA TOÀN CỤC (Vietnamese Version)

​5.1. Tự động hóa Liên-hệ-thống (Cross-system Automation)

​5.2. Tự động hóa Liên-chức-năng (Cross-function Automation)

​PHẦN 6: MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN (Vietnamese Version)

​6.1. Lớp 1: Đặc quyền Doanh nghiệp (Business Privilege)

​6.2. Lớp 2: Nguyên tắc Truy cập tiện ích (Principles for Item Access)

​6.3. Lớp 3: Lược đồ Quyền & Thông báo (Permission & Notification Schemes)

​PHỤ LỤC: ƯỚC TÍNH KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC

Kịch Bản Thuyết Trình: Xây Dựng Dòng Chảy Vận Hành Tự Động cho Trung tâm Anh ngữ Zenith

PHẦN 1: CẤU TRÚC TỔ CHỨC & KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

1.1. Cấu trúc Tổ chức Hợp nhất

1.2. Danh sách Phòng làm việc (Workspace)

PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG

2.1. Quản lý Tài khoản

2.2. Nhóm Toàn cục

2.3. Vai trò Toàn cục

PHẦN 2: QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG (Vietnamese Version)

2.1. Quản lý Tài khoản

2.2. Nhóm Toàn cục

2.3. Vai trò Toàn cục

PHẦN 3: MÔ HÌNH QUAN HỆ ĐỐI TƯỢỢNG (Vietnamese Version)

3.1. Quan hệ Cha-Con (Parent-Child Relationships)

3.2. Kết nối Toàn cục (Global Connections)

3.3. Trường chọn Đối tượng (Object Picker Fields)

3.4. Trường Bảng dữ liệu (Data Table Fields)

PHẦN 4: MÀN HÌNH LÀM VIỆC, BÁO CÁO, BỘ LỌC & LỜI NHẮC (Vietnamese Version)

4.1. Màn hình làm việc Toàn cục (Global Workviews)

4.2. Báo cáo Toàn cục (Global Dashboards)

4.3. Bộ lọc đã lưu Toàn cục (Global Saved Filters)

4.4. Nhắc việc Bộ lọc (Filter Reminders)

PHẦN 5: LOGIC & TỰ ĐỘNG HÓA TOÀN CỤC (Vietnamese Version)

5.1. Tự động hóa Liên-hệ-thống (Cross-system Automation)

5.2. Tự động hóa Liên-chức-năng (Cross-function Automation)

PHẦN 6: MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN (Vietnamese Version)

6.1. Lớp 1: Đặc quyền Doanh nghiệp (Business Privilege)

6.2. Lớp 2: Nguyên tắc Truy cập tiện ích (Principles for Item Access)

6.3. Lớp 3: Lược đồ Quyền & Thông báo (Permission & Notification Schemes)

PHỤ LỤC: ƯỚC TÍNH KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC